6 Langkah Panduan Lengkap Memilih Software HRMS untuk Bisnis Anda

Human Resource Management System (HRMS) hadir sebagai solusi untuk merampingkan proses SDM, meningkatkan efisiensi, dan mendorong produktivitas karyawan. Namun, memilih HRMS yang tepat bukanlah keputusan yang bisa diambil sembarangan. Ada beberapa pertimbangan kritis yang harus diperhatikan oleh para pebisnis sebelum berinvestasi di HRMS.

 

1. Jenis Software

Langkah pertama yang krusial adalah menentukan jenis software HRMS yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Ada dua jenis utama yang perlu dipertimbangkan, yakni software berbasis on-premise atau cloud-based.

Aspek	HRMS on-Premise	HRMS Berbasis Cloud
Pengelolaan	Diinstal dan dijalankan pada server bisnis; memerlukan pemeliharaan dan pembaruan oleh organisasi	Dihosting di server vendor pihak ketiga dan diakses melalui internet; pemeliharaan dan pembaruan oleh vendor
Biaya	Biaya implementasi satu kali tanpa biaya bulanan atau tahunan	Membayar biaya bulanan atau tahunan untuk penggunaan perangkat lunak
Kontrol Data	Bisnis memiliki kontrol penuh atas data dan sistem	Kontrol data tergantung pada langkah keamanan vendor
Kustomisasi	Dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan unik bisnis	Tergantung pada vendor, bisa kurang fleksibel untuk kustomisasi spesifik
Pemeliharaan IT	Memerlukan pengetahuan dan sumber daya IT yang signifikan untuk pemeliharaan dan pembaruan	Beban IT berkurang karena pemeliharaan dan pembaruan oleh vendor
Integrasi Sistem	Mudah diintegrasikan dengan sistem legacy dan aplikasi lain yang digunakan oleh bisnis	Integrasi dengan sistem legacy dan aplikasi lain bisa lebih menantang
Skalabilitas dan Fleksibilitas	Mungkin memerlukan investasi besar dalam hardware untuk skala yang lebih besar	Mudah diskalakan sesuai kebutuhan bisnis yang berubah
Aksesibilitas	Akses terbatas pada lokasi fisik server	Dapat diakses dari mana saja dengan koneksi internet, memudahkan tim remote
Keamanan Data	Keamanan data berada di bawah kontrol bisnis	Keamanan data bergantung pada langkah-langkah keamanan vendor

 

2. Kebutuhan dan Skala Bisnis

Setelah menentukan jenis software HRMS, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi kebutuhan spesifik bisnis Anda. Perusahaan rintisan dengan belasan karyawan tentu memiliki kebutuhan yang berbeda dengan perusahaan besar dengan ribuan karyawan.

awab terlebih dahulu pertanyaan-pertanyaan berikut:

● Berapa jumlah karyawan yang Anda miliki saat ini?

● Seberapa kompleks proses SDM yang ada di perusahaan Anda?

● Modul apa saja yang paling penting bagi bisnis Anda (misalnya, absensi, penggajian, rekrutmen, manajemen kinerja)?

● Apakah Anda memiliki rencana untuk mengembangkan bisnis dan menambah jumlah karyawan dalam waktu dekat?

 

3. User-Friendliness

● Antarmuka Intuitif: Desain sederhana, mudah dipahami, navigasi jelas.

● Pengalaman Pengguna (UX): Proses efisien, alur kerja logis.

● Keterjangkauan (Accessibility): Akses mudah untuk semua, dukungan perangkat dan browser.

● Dokumentasi dan Bantuan: Panduan jelas, FAQ, tutorial, dukungan pelanggan.

● Kustomisasi: Opsi penyesuaian tampilan dan fungsi, pengaturan pribadi.

● Penanganan Kesalahan (Error Handling): Pesan kesalahan informatif, fitur pemulihan.

● Konsistensi: Desain dan fungsi konsisten, terminologi seragam.

● Belajar dan Adaptasi: Kurva belajar pendek, tutorial efektif.

● Feedback: Feedback jelas dan tepat waktu, indikator status informatif.

● Keamanan dan Privasi: Autentikasi mudah dan aman, perlindungan data.

● Performansi: Sistem cepat, responsif, andal.

 

4. Budget Anda

HRMS adalah investasi jangka panjang. Pertimbangkan dengan matang anggaran yang tersedia untuk berlangganan HRMS. Berikut adalah Hacks/Tips dari Indo Krisna mengenai budget yang dapat timbul ketika membeli software bisnis:

Pertimbangan Budget dalam Membeli Software HRMS:

● Biaya Implementasi Awal: Lisensi perangkat lunak, biaya instalasi, biaya kustomisasi.

● Biaya Pemeliharaan dan Dukungan: Pemeliharaan rutin, dukungan teknis.

● Biaya Pelatihan: Pelatihan pengguna, dokumentasi dan materi pelatihan.

● Biaya Langganan Bulanan/Tahunan: Biaya berlangganan, biaya tambahan untuk modul atau fitur premium.

● Biaya Integrasi: Integrasi dengan sistem lain, penyesuaian data.

● Biaya Infrastruktur: Perangkat keras, penyimpanan data.

● Biaya Keamanan: Keamanan data, kepatuhan.

● Biaya Upgrade dan Pengembangan: Pembaruan versi, pengembangan tambahan.

● Biaya Tidak Terduga: Cadangan anggaran untuk biaya tidak terduga.

● Return on Investment (ROI): Efisiensi dan produktivitas, penghematan biaya jangka panjang.

 

5. Dukungan Pelanggan dan Keamanan Data

Pastikan vendor HRMS yang Anda pilih memiliki reputasi yang baik dalam hal dukungan pelanggan dan keamanan data. Dukungan pelanggan yang responsif dan pengetahuan yang mendalam tentang HRMS akan sangat membantu jika Anda mengalami masalah teknis atau membutuhkan bantuan dalam mengoptimalkan penggunaan HRMS. Selain itu, keamanan data adalah hal yang krusial. Pastikan vendor HRMS memiliki fitur keamanan yang kuat seperti enkripsi data dan akses berbasis peran untuk melindungi informasi sensitif karyawan Anda.

 

Rekomendasi Software HRMS untuk Usaha Kecil dan Menengah

Banyak dari UKM mungkin masih belum memiliki staff bagian HR, apalagi berlangganan sistem HRMS. Untuk itu salah satu pertimbangan krusial bagi UKM adalah soal biaya yang timbul dari adanya HRMS ini. Maka dari itu berikut adalah beberapa pertimbangan dalam memilih HRMS yang secara spesifik ditujukan untuk UMKM:

1. Disarankan untuk memilih HRMS yang berbasis penyimpanan cloud. Dikarenakan lebih terjangkau dibanding on-premise yang memerlukan banyak hardware dan biaya instalasi juga sumber daya manusia IT yang mumpuni

2. Menyediakan paket gratis berlangganan. walaaupun tentu akan ada fitur yang terbatas namun hal ini akan sangat menguntungkan bagi UKM

3. Tidak ada  ketentuan minimum durasi berlangganan.

4. Tidak ada skema kontrak atau komitmen jangka panjang, dikarenakan UKM merupakan bisnis yang cukup fluktuatif

5. Bisa melakukan upgrade/downgrade paket berlangganan ketika telah membeli HRMS tertentu

Berdasarkan berbagai tips tersebut maka kami merekomendasikan untuk menggunakan salah satu software HRMS yang cukup terkenal di India dari GreytHR.

 

Mengapa Harus GreytHR?

1. Harga Terjangkau dan Fleksibel

Greythr menawarkan paket harga yang kompetitif dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan anggaran UMKM. Memungkinkan untuk berlangganan bulanan saja ataupun tahunan.

2. Permberdayaan Komunitas yang Sangat Baik

GreytHR meyediakan berbagai kebutuhan penunjang untuk para penggunanya dalam mengakses aplikasi GreytHR. Sebagai contoh webinar rutin, insight dari blog, guide dan template, sampai course di akademi. Hal ini merupakan suatu hal yang cukup penting untuk pelaku UMKM dikarenakan seringkali segmen UMKM memperlukan bimbingan dalam menggunakan software tersebut.

3. Fitur Lengkap

Memiliki berbagai fitur HR esensial seperti pengelolaan data karyawan, absensi, cuti, penggajian, pajak, penilaian kinerja, dan rekrutmen. Juga aplikasi mobile untuk mendukung aktivitas penggajian, manajemen kehadiran, sampai re-imbursement.

4. Kemudahan Penggunaan

Antarmuka pengguna (UI) Greythr intuitif dan mudah dinavigasi, bahkan bagi pengguna yang tidak memiliki latar belakang teknis.

5. Skalabilitas

Greythr dapat disesuaikan dengan pertumbuhan bisnis UMKM. Tersedia berbagai macam add-ons yang dapat ditambahkan sewaktu-waktu ketika langganan sedang berjalan.

6. Dukungan Pelanggan yang Baik

● Greythr menyediakan dukungan pelanggan melalui telepon, email, dan obrolan langsung untuk membantu UMKM mengatasi masalah atau pertanyaan yang mungkin timbul.

● Tim dukungan pelanggan Greythr responsif dan berpengetahuan luas dalam membantu UMKM memaksimalkan penggunaan sistem.

 

Secara keseluruhan, GreytHR adalah solusi HRMS yang komprehensif, terjangkau, dan mudah digunakan yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan UMKM. Dengan fitur-fiturnya yang lengkap, skalabilitas, dan dukungan pelanggan yang baik, GreytHR dapat membantu UMKM meningkatkan efisiensi operasional HR, mengurangi biaya, dan meningkatkan produktivitas karyawan.

Anda tertarik untuk mencoba GreytHR bagi bisnis anda? Anda dapat menjadwalkan demo session dengan kami Indo Krisna sebagai partner resmi dari GreytHR di Indonesia atau request free-trial selama 7 hari untuk mencoba fitur penuh dari GreytHR.

Klik di sini untuk menghubungi kami