Payroll di Indonesia Tahun 2025: Pengertian, Proses, Regulasi, Sampai Tantangan

Bayangkan payroll sebagai proses administrasi yang memastikan setiap karyawan dibayar secara tepat dan tepat waktu. Sederhananya, Payroll adalah sistem yang mengelola semua aspek pembayaran gaji karyawan, dari menghitung gaji hingga mentransfernya ke rekening bank masing-masing.

Singkatnya, kita dapat mengatakan bahwa proses penggajian melibatkan apa yang menjadi hak karyawan yang juga disebut sebagai 'gaji bersih' setelah menyesuaikan pajak yang diperlukan dan potongan-potongan lainnya.

Cara menghitung gaji bersih:

Gaji Bersih = Gaji Kotor - Potongan Kotor

Komponen Apa Saja yang Berada dalam Aktivitas Penggajian?

1. Gaji kotor: Jumlah total uang yang diperoleh oleh karyawan sebelum pajak dan pemotongan.

2. Pajak dan pemotongan: Pajak federal, negara bagian, dan lokal, serta pemotongan untuk asuransi kesehatan, rencana pensiun, dan manfaat lainnya.

3. Pembayaran bersih: Pembayaran pulang, atau jumlah uang yang benar-benar diterima karyawan setelah pajak dan pemotongan.

4. Pajak penggajian: Pajak yang dibayarkan oleh majikan kepada pemerintah, termasuk pajak Jaminan Sosial dan kesehatan

Bagaimana Proses Payroll dalam Perusahaan?

Umumnya aktivitas payroll dalam perusahaan terjadi dalam 3 tahapan yaitu pre-payroll, actual payroll, dan post-payroll.

1. Pre-Payroll

Mendefinisikan Kebijakan Penggajian

Pada tahap ini berbagai kebijakan yang berlaku akan berbeda tiap perusahaannya. Termasuk kebijakan penggajian, kebijakan cuti dan tunjangan, kebijakan kehadiran, dan sebagainya.

Pengumpulan data

Pengumpulan data biasanaya akan sederhana jika di organisasi kecil, namun perusahaan yang lebih besar biasanya menghadapi tantangan yang lebih kompleks. Sistem penggajian terintegrasi, performance management system, manajemen cuti dan kehadiran, dll.

Pada perusahaan kecil, data akan berasal dari tim yang lebih sedikit. Namun, pengumpulan data dapat menjadi tugas yang berat di perusahaan besar. Jika sistem penggajian Anda cerdas dan memiliki fitur terintegrasi seperti manajemen cuti dan kehadiran.

Validasi Data

Melibatkan verifikasi keakuratan data terhadap kebijakan perusahaan, prosedur otorisasi, dan persyaratan pemformatan. Sangat penting untuk memastikan bahwa semua karyawan aktif diperhitungkan dan bahwa karyawan tidak aktif dikeluarkan dari perhitungan penggajian.

2. Actual Payroll

Dalam fase actual payroll, data karyawan yang telah divalidasi dimasukkan ke dalam sistem penggajian untuk menghitung gaji bersih dengan mempertimbangkan semua pajak dan potongan yang berlaku. Setelahnya, rekonsiliasi dilakukan untuk memastikan keakuratan dan mengidentifikasi potensi perbedaan. 

3. Post-Payroll

- Memastikan Kepatuhan Regulasi

Prioritaskan kepatuhan hukum. Pastikan semua pajak dan iuran disetor tepat waktu dan akurat untuk menghindari sanksi. Selalu update pengetahuan tentang peraturan ketenagakerjaan terbaru.

- Penyaluran Gaji yang Efisien:

Distribusikan gaji secara akurat dan tepat waktu melalui metode pembayaran yang aman dan nyaman bagi karyawan. Sistem yang handal akan meminimalisir kesalahan dan menyediakan solusi cepat untuk masalah pembayaran.

- Pembaruan Data Keuangan:

Catat semua transaksi penggajian dengan teliti di sistem keuangan perusahaan. Ketepatan pencatatan penting untuk laporan keuangan yang akurat dan mencegah masalah di kemudian hari.

- Pembuatan Laporan Komprehensif:

Buat berbagai laporan yang dibutuhkan, mulai dari ringkasan untuk manajemen hingga slip gaji karyawan dan laporan pajak. Laporan yang akurat dan lengkap sangat penting untuk perencanaan dan audit.

Regulasi Seputar Payroll di Indonesia

- Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003

UU ini mengatur berbagai aspek hubungan kerja, termasuk upah, tunjangan, dan cuti. Aturan mengenai upah minimum, komponen gaji, dan pembayaran lembur diatur dalam UU ini.

- Peraturan Pemerintah (PP) No. 78 Tahun 2015 tentang Pengupahan

PP ini menjabarkan lebih detail mengenai pengupahan sebagaimana diatur dalam UU Ketenagakerjaan. Peraturan ini menjelaskan tentang komponen upah, upah minimum, dan mekanisme penyesuaian upah.

- PMK No. 168 Tahun 2023

adalah sebuah peraturan penting yang dikeluarkan sebagai Petunjuk Pelaksanaan Pemotongan Pajak atas Penghasilan yang berkaitan dengan Pekerjaan, Jasa, atau Kegiatan Pribadi. Peraturan ini berfungsi untuk memberikan arahan dan pedoman yang jelas mengenai pemotongan pajak yang harus dilakukan oleh pemberi kerja atau pihak yang melakukan pembayaran kepada penerima penghasilan.

- Pph Pasal 21, 25, dan 29 Pasal 21

PPh mengatur pemotongan pajak penghasilan dari gaji karyawan oleh pemberi kerja. Pasal 25 PPh mengatur pembayaran angsuran pajak penghasilan badan setiap bulan. Pasal 29 PPh mengatur perhitungan dan pembayaran pajak penghasilan badan tahunan, termasuk penyesuaian berdasarkan pembayaran angsuran Pasal 25.

Hak-Hak Dasar Pekerja dalam Peraturan Payroll di Indonesia

1. Gaji dan Jam Kerja:

- Karyawan berhak atas upah minimum regional (UMR), yang dapat dinegosiasikan.

- Jam kerja maksimal 40 jam/minggu (detailnya bervariasi tergantung jumlah hari kerja). Lembur dibayar terpisah dengan tarif yang diatur oleh undang-undang, dengan batasan jam lembur per hari dan per minggu. Tarif lembur bervariasi tergantung hari kerja (hari biasa, hari libur). Karyawan posisi tertentu dikecualikan dari pembayaran lembur.

2. Jaminan Sosial:

- Karyawan berhak atas BPJS Ketenagakerjaan (jaminan kecelakaan kerja, kematian, hari tua/pensiun) dan BPJS Kesehatan. Iuran BPJS Ketenagakerjaan dibagi antara perusahaan dan karyawan (dengan porsi perusahaan lebih besar), sementara iuran BPJS Kesehatan juga dibagi antara perusahaan dan karyawan.

3. Cuti:

- Cuti tahunan: 12 hari, dapat ditunda maksimal 6 bulan. Kompensasi atas cuti tahunan yang tidak diambil dapat diatur dalam perjanjian kerja.

- Cuti melahirkan: 3 bulan (dapat diperpanjang atas rekomendasi dokter), dibayar penuh.

- Cuti sakit: Pembayaran upah berkurang secara bertahap setelah 4 bulan pertama.

- Cuti pribadi: Diberikan untuk beberapa peristiwa penting (pernikahan, kelahiran, kematian keluarga), umumnya dibayar penuh.

4. Tunjangan:

- Tunjangan Hari Raya (THR) wajib diberikan.

- Tunjangan lain dapat dinegosiasikan dan diberikan sesuai kebijakan perusahaan.

5. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK):

-  Perusahaan tidak dapat memecat karyawan sembarangan. PHK harus melalui proses hukum atau kesepakatan bersama. Ada alasan-alasan yang dibenarkan untuk PHK (pelanggaran perjanjian kerja, sakit berkepanjangan, dll.).

- Karyawan yang di-PHK berhak atas pesangon, jumlahnya tergantung masa kerja.

6. Pajak:

- Perusahaan bertanggung jawab atas pelaporan dan pembayaran pajak penghasilan badan (PPh 25 dan tahunan) serta pajak penghasilan karyawan (PPh 21). Keterlambatan pembayaran akan dikenakan denda.

Tantangan Pengelolaan Payroll

Pengelolaan penggajian (payroll) menimbulkan beberapa tantangan, berikut adalah tantangan umum dalam manajemen penggajian:

1. Kompleksitas Peraturan Penggajian: Peraturan yang selalu berubah bisa sulit untuk dipatuhi.

2. Akurasi dan Integritas Data: Data karyawan yang tidak akurat atau tidak lengkap dapat menyebabkan kesalahan dalam pemrosesan penggajian.

3. Proses Mengkonsumsi Waktu dan Manual: Pemrosesan penggajian manual dapat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan.

4. Kepatuhan terhadap Hukum dan Peraturan Tenaga Kerja: Kegagalan untuk mematuhi hukum dan peraturan ketenagakerjaan dapat mengakibatkan denda dan hukuman.

5. Harapan dan Tuntutan Karyawan: Memenuhi harapan dan tuntutan karyawan mengenai penggajian, tunjangan, dan kompensasi dapat menjadi tantangan.

6. Kendala Anggaran: Mengelola biaya penggajian dalam kendala anggaran bisa sulit.

7. Integrasi dengan Sistem SDM Lain: Mengintegrasikan sistem penggajian dengan sistem SDM lainnya dapat menjadi tantangan karena perbedaan dalam arsitektur sistem dan format data.

8. Keamanan dan Perlindungan Data: Melindungi data penggajian sensitif dari pelanggaran dan akses tidak sah sangat penting.

9. Skalabilitas dan Fleksibilitas: Sistem penggajian harus dapat beradaptasi dengan perubahan jumlah karyawan, peran pekerjaan, dan struktur kompensasi.

10. Komunikasi dan Transparansi: Mengomunikasikan perubahan dan informasi terkait penggajian kepada karyawan dan pemangku kepentingan sangat penting untuk membangun kepercayaan dan menjaga kepuasan karyawan.

Solusi untuk Menghitung Payroll di Indonesia

Terdapat beberapa pilihan metode penghitungan payroll:

1. Penggunaan Spreadsheet (misalnya Excel)

Umumnya diterapkan oleh bisnis yang masih kecil dan memiliki sedikit karyawan. Metode ini relatif murah, namun memiliki keterbatasan seperti potensi kesalahan perhitungan dan penginputan data, kesulitan dalam pengelolaan data karyawan, dan kebutuhan untuk selalu memperbarui informasi terkait pajak dan peraturan ketenagakerjaan.

2. Outsource kepada Payroll Software Provider

Menyerahkan pengelolaan penggajian kepada pihak eksternal. Metode ini cocok untuk perusahaan yang tidak memiliki SDM khusus untuk menangani penggajian. Namun, transparansi dan kontrol atas proses penggajian perlu dipertimbangkan.

3. Payroll Software Management

Perangkat lunak penggajian modern tidak hanya mengotomatiskan perhitungan penggajian, tetapi juga mengintegrasikan fungsi pengelolaan cuti, absensi, HRD, dan portal self-service karyawan. Pemilihan perangkat lunak disesuaikan dengan skala dan kebutuhan bisnis.

Contoh Software Manajemen Payroll: GreytHR

Greythr sebagai software untuk pengelolaan penggajian menawarkan sejumlah keuntungan. Peralihan dari sistem manual ke sistem otomatis Greythr dapat menghemat waktu, meningkatkan akurasi proses penggajian, dan membuat karyawan, manajemen, dan pihak berwenang merasa puas.

Berikut beberapa fitur unggulannya:

1. Kemudahan Penggunaan

Greythr dirancang dengan alur kerja yang komprehensif namun mudah dipahami, meminimalkan kebutuhan pelatihan dan panduan. Dokumentasi yang terbarui juga tersedia.

2. Skalabilitas

Greythr dapat menyesuaikan diri dengan pertumbuhan bisnis. Fitur-fitur tambahan, seperti manajemen cuti dan kehadiran, serta model penggantian biaya, dapat ditambahkan dengan mudah dan biaya yang terjangkau.

3. Modul Self-Service Karyawan

Karyawan dapat secara mandiri menginput data seperti deklarasi investasi untuk pengurangan pajak dan pilihan tunjangan fleksibel. Fitur ini mengurangi intervensi manual dan meningkatkan akurasi perhitungan pajak.

4. Integrasi dengan Sistem Manajemen Waktu, Kehadiran, dan Cuti

Greythr terintegrasi dengan sistem manajemen waktu (khususnya penting untuk perusahaan konsultan), kehadiran (melalui berbagai metode seperti biometrik), dan cuti, memastikan perhitungan yang akurat dan efisien.

5. Integrasi dengan Sistem Akuntansi

Greythr dapat terintegrasi dengan sistem akuntansi (melalui API) untuk mencatat transaksi keuangan terkait penggajian, seperti biaya karyawan per departemen dan komponen penggajian lainnya. Integrasi ini menghilangkan penginputan manual data dan meningkatkan efisiensi kerja tim keuangan dan penggajian.

Apa Manfaat Sistem Penggajian yang Efektif Untuk Bisnis?

1. Peningkatan kepuasan karyawan: Gaji tepat waktu dan akurat dapat meningkatkan moral karyawan dan mengurangi omset.

2. Mengurangi kesalahan: Pemrosesan penggajian yang akurat dapat mengurangi kesalahan dan meminimalkan risiko sengketa atau audit.

3. Kepatuhan: Kepatuhan terhadap peraturan yang relevan dapat membantu menghindari denda, hukuman, dan kerusakan reputasi.

4. Penghematan biaya: Pengolahan penggajian yang efisien dapat membantu mengurangi biaya tenaga kerja dan meminimalkan risiko kesalahan atau perselisihan.

5. Perencanaan keuangan yang lebih baik: Catatan penggajian yang akurat dapat memberikan wawasan berharga tentang biaya tenaga kerja dan membantu menginformasikan keputusan bisnis.

Mengapa harus GreytHR?

- Dipercaya oleh lebih dari 2 juta pengguna, dan lebih dari 20000 perusahaan di seluruh dunia

- Tersertifikasi oleh GDPR, AICPA SOC 2, dan bersertifikat ISO 27001

- Pembelajaran komprehensif dan ekosistem dukungan pelangganyang lengkap

- Harga yang terjangkau untuk UKM dan Start-up (Paket berlangganan mulai dari gratis)

- UI yang intuitif dan fitur modern

- Kehadiran Mitra secara Global (termasuk Indonesia)

Saat ini IndoKrisna (PT. Indo Krisna Teknologi) dengan bangga mengumumkan sebagai mitra eksklusif dan pertama di Indonesia dengan GreytHR (Greytip Software Pvt. Ltd.). Dengan kemitraan ini, klien Indonesia dapat dengan mudah mengakses demo, konsultasi sampai layanan bantuan dengan partner resmi asal Indonesia sehingga seluruh layanan yang diberikan dapat lebih terpersonalisasi. Jika Anda saat ini sedang mencari software payroll untuk bisnis maupun perusahaan Anda, isi form di sini dan kami akan menghubungi anda