Klien: Sebuah Yayasan Pendidikan Internasional dengan Cabang di 3 kota besar di Indonesia
Industri: Pendidikan
Layanan: Konsultasi dan Implementasi Sistem Keuangan Digital
Pengguna Manfaat: 11 Staff Level Manajerial
Highlights
- Efisiensi Biaya Operasional:
Penghematan biaya operasional mencapai 30% setelah implementasi.
- Sentralisasi Keuangan:
Berhasil memindahkan proses keuangan dari pencatatan manual (buku, kertas, Excel) ke platform digital terpusat.
- Peningkatan Transparansi:
Memberikan visibilitas 100% kepada para pemangku kepentingan (yayasan) untuk memonitor kesehatan keuangan secara real-time.
- Mitigasi Risiko:
Mengurangi potensi fraud secara signifikan dengan adanya pembagian peran dan alur kerja yang terdefinisi dengan jelas di dalam sistem.
- Standardisasi Proses:
Menyeragamkan proses akuntansi dan pelaporan di beberapa yayasan dan seluruh cabang sekolah yang dikelola.
Tantangan: Proses Manual yang Kacau dan Kurang Terkontrol
Sebelum transformasi digital, yayasan ini menghadapi tantangan operasional dan keuangan yang serius, yang menghambat pertumbuhan dan menciptakan risiko yang signifikan.
- Fragmentasi Dokumen dan Ketiadaan Standar Akuntansi:
Lebih dari 50% dokumen keuangan tidak terorganisir dengan baik. Yayasan belum menerapkan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) yang baku, sehingga laporan tidak konsisten dan sulit diaudit.
- Risiko Fraud yang Tinggi:
Tidak ada pembagian tugas yang jelas. Satu orang bisa menangani seluruh siklus keuangan, mulai dari penagihan, penerimaan uang, hingga pencatatan, yang membuka celah besar untuk terjadinya kecurangan (fraud).
- Pencatatan Manual dan Rentan Kesalahan:
Semua proses masih sangat manual. Piutang (AR) dicatat di buku fisik, pengeluaran dicatat pada sobekan kertas, dan rekapitulasi dilakukan secara manual di Microsoft Excel. Proses ini tidak hanya memakan waktu tetapi juga sangat rentan terhadap human error.
- Manajemen Kas yang Tidak Efisien:
Transaksi mayoritas dilakukan secara tunai. Aliran dana antar cabang dan untuk operasional tidak terdokumentasi dengan baik, sering kali hanya berupa transfer personal tanpa pencatatan yang memadai.
- Minimnya Kontrol dan Pengawasan:
Manajemen yayasan sebagai pemangku kepentingan utama tidak memiliki cara efektif untuk memonitor kondisi keuangan, arus kas, dan kinerja operasional cabang-cabang di bawahnya. Hal ini menyebabkan pengambilan keputusan yang lambat dan tidak berbasis data.
Akibat dari tantangan ini, yayasan mengalami kesulitan dalam menagih biaya pendidikan secara tepat waktu, yang berdampak langsung pada penurunan jumlah siswa dan kualitas fasilitas sekolah.
Solusi: Implementasi Sistem Keuangan Terpusat dan Terstruktur
Untuk mengatasi tantangan tersebut, kami merancang dan mengimplementasikan solusi komprehensif yang berpusat pada teknologi dan perbaikan proses.
- Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP):
Langkah pertama adalah membangun fondasi proses yang kuat. Kami membuat SOP yang jelas untuk area krusial seperti proses penerimaan siswa baru, manajemen aset dan inventaris, serta alur pencatatan keuangan dari hulu ke hilir.
- Digitalisasi dan Sentralisasi dengan Zoho Books:
Kami memilih Zoho Books sebagai platform utama untuk mendigitalisasi seluruh pencatatan keuangan. Semua transaksi, mulai dari invoice untuk siswa, pencatatan biaya, hingga rekonsiliasi bank, kini dilakukan secara terpusat.
- Integrasi dengan Sistem Pendukung:
Untuk efisiensi lebih lanjut, pencatatan jam kerja dan manajemen SDM diintegrasikan menggunakan sistem HR terdedikasi, memastikan data yang akurat untuk perhitungan biaya dan gaji.
- Pelatihan Komprehensif dan Pendampingan:
Kami memberikan pelatihan intensif kepada 11 staf dan manajer terkait penggunaan platform baru. Pelatihan ini dilanjutkan dengan program pendampingan berkelanjutan, di mana tim kami melakukan pengawasan dan konsultasi setiap minggu selama periode awal. - Mekanisme Audit dan Kontrol Berkala:
Untuk memastikan kepatuhan dan akurasi jangka panjang, kami menetapkan jadwal audit internal yang akan dilakukan setiap 6 bulan sekali.
Manfaat: Efisiensi, Transparansi, dan Pertumbuhan Berkelanjutan
Implementasi solusi ini memberikan dampak transformatif bagi seluruh operasional yayasan.
- Efisiensi Biaya hingga 30%: Dengan proses yang otomatis dan terdigitalisasi, kebutuhan akan pekerjaan manual berkurang drastis, dan kesalahan pencatatan yang merugikan dapat dihindari. Ini menghasilkan penghematan biaya yang signifikan.
- Peningkatan Akuntabilitas dan Pendapatan: Sistem baru memungkinkan pelacakan piutang secara akurat. Yayasan kini dapat memastikan semua tagihan terkirim dan tertagih tepat waktu, yang secara langsung meningkatkan arus kas dan pendapatan yang sebelumnya “hilang”.
- Transparansi dan Kontrol Manajerial Penuh: Para pemangku kepentingan di yayasan kini dapat mengakses dasbor keuangan kapan saja untuk melihat laporan laba rugi, neraca, dan arus kas secara real-time. Hal ini memberdayakan mereka untuk membuat keputusan strategis yang lebih cepat dan tepat.
- Mitigasi Risiko Fraud: Dengan alur persetujuan (approval workflows) dan pembagian peran yang diatur dalam sistem, tidak ada lagi satu individu yang mengontrol semua aspek keuangan. Ini secara drastis mengurangi risiko penyalahgunaan dana.
- Standardisasi untuk Skalabilitas: Semua cabang dan yayasan kini beroperasi dengan SOP dan platform yang sama, menciptakan laporan keuangan yang terkonsolidasi dan andal. Ini menjadi fondasi yang kuat bagi yayasan untuk berkembang di masa depan.
Ingin konsultasi sistem keuangan pada bisnis anda? Jadwalkan meeting bersama ahli Zoho finance kami di sini
