Cara Menghitung ROI & TCO Pada Implementasi Software Zoho

Dalam dunia bisnis yang semakin digital, memilih software yang tepat bisa menjadi keputusan investasi yang krusial. Namun, bagaimana cara mengetahui apakah investasi tersebut benar-benar menguntungkan?

Return on Investment (ROI) dan Total Cost of Ownership (TCO) adalah dua faktor utama yang dapat membantu menilai kelayakan investasi software seperti Zoho. ROI mengukur seberapa besar keuntungan yang diperoleh dari investasi, sementara TCO mencakup semua biaya yang dikeluarkan selama masa penggunaan software.

Artikel ini akan membahas cara menilai ROI dan TCO, dalam proyek implementasi Zoho.

 

Apa Itu ROI?

ROI adalah singkatan dari Return on Investment atau bisa juga disebut sebagai Pengembalian Investasi. ROI salah satu cara untuk mengukur seberapa "untung" atau "rugi" sebuah investasi yang Anda lakukan. Dengan menghitung ROI, Anda bisa tahu apakah uang atau sumber daya yang Anda keluarkan untuk suatu proyek, kampanye, atau alat benar-benar memberikan hasil yang baik.

Rumus dasar ROI adalah:

ROI= Keuntungan Bersih / Biaya Investasi × 100%

*Keuntungan Bersih = Pendapatan yang dihasilkan dikurangi biaya investasi.

*Biaya Investasi = Total uang atau sumber daya yang Anda keluarkan.

Semakin tinggi ROI-nya, semakin baik hasil investasinya. Kalau ROI negatif, artinya investasi tersebut merugikan.

 

Contoh ROI dalam Bisnis

Berikut dua contoh ROI sederhana dalam bisnis seperti investasi marketing dan implementasi software. Keduanya adalah investasi umum yang sering dilakukan bisnis, tapi hasilnya bisa sangat berbeda.

1. ROI Investasi Marketing

Bayangkan Anda punya bisnis dan memutuskan untuk mengeluarkan Rp 50 juta untuk kampanye pemasaran digital. Setelah kampanye berjalan, Anda melihat bahwa penjualan meningkat dan menghasilkan Rp 150 juta.

- Biaya Investasi: Rp 50 juta

- Pendapatan Tambahan: Rp 150 juta

- Keuntungan Bersih: Rp 150 juta - Rp 50 juta = Rp 100 juta

Maka ROI-nya:

ROI= 100.000.000/50.000.000×100%=200%

Artinya, setiap Rp 1 yang Anda keluarkan untuk kampanye marketing, Anda menghasilkan Rp 2 keuntungan atau ROI 200%. ROI sebesar 200% menunjukkan bahwa strategi marketing yang diterapkan sangat efektif dalam menghasilkan keuntungan.

2. ROI Implementasi Software

Bayangkan Anda memutuskan untuk membeli software manajemen proyek seharga Rp 100 juta. Software ini membantu tim Anda bekerja lebih efisien, mengurangi biaya operasional sebesar Rp 30 juta per tahun, dan meningkatkan produktivitas sehingga menghasilkan tambahan pendapatan Rp 50 juta per tahun.

- Biaya Investasi: Rp 100 juta

- Penghematan Biaya: Rp 30 juta

- Pendapatan Tambahan: Rp 50 juta

- Total Keuntungan Bersih per Tahun: Rp 30 juta + Rp 50 juta = Rp 80 juta

Maka ROI-nya:

ROI=80.000.000/100.000.000×100%= 80%

Artinya, setiap Rp 1 yang Anda investasikan dalam software, menghasilkan Rp 0,8 keuntungan per tahun. ROI sebesar 80% masih terbilang bagus, akan tetapi masih lebih rendah dibandingkan ROI marketing.

 

ROI dalam Software & SaaS

Ketika berbicara tentang pengembangan software atau SaaS (Software as a Service), menghitung ROI bisa menjadi lebih kompleks dibandingkan dengan investasi fisik seperti membeli mesin atau properti. Karena manfaat dari software seringkali tidak langsung terlihat dan sulit diukur secara finansial. Mari kita bahas lebih lanjut.

 

Perbedaan Investasi Fisik & ROI Software

1. Investasi Fisik:

- Manfaat Langsung: Investasi fisik biasanya memberikan hasil yang lebih mudah diukur. Misalnya, membeli mesin produksi bisa langsung meningkatkan kapasitas produksi.

- Biaya Jelas: Biaya pembelian, pemeliharaan, dan depresiasi bisa dihitung dengan mudah.

2. Software atau SaaS:

- Manfaat Tidak Langsung: Software seringkali memberikan manfaat tidak langsung, seperti peningkatan produktivitas, pengurangan kesalahan, atau peningkatan kepuasan pelanggan.

- Biaya Tersembunyi: Selain biaya lisensi atau langganan, ada biaya implementasi, pelatihan, dan adaptasi tim.

 

Tantangan Menghitung ROI Software

Menghitung ROI untuk software atau SaaS bisa jadi rumit karena beberapa faktor seperti:

1. Manfaat Tidak Langsung: Penggunaan software CRM (Customer Relationship Management) mungkin tidak langsung meningkatkan penjualan, tapi bisa meningkatkan kepuasan pelanggan dan retensi, yang pada akhirnya berpengaruh pada pendapatan jangka panjang.

2. Produktivitas yang Sulit Diukur: Penggunaan software kolaborasi bisa membuat lebih efisien, tapi sulit untuk mengukur berapa nilai rupiah dari peningkatan efisiensi tersebut.

3. Waktu Implementasi: Proses implementasi software bisa memakan waktu lama, dan manfaatnya mungkin baru terasa setelah beberapa bulan atau bahkan tahun.

4. Biaya Tersembunyi: Selain biaya langganan, ada biaya pelatihan, integrasi dengan sistem lain, dan potensi downtime selama implementasi.

 

Menilai ROI SaaS: Kapan Investasi Menguntungkan dan Tidak?

Ketika berinvestasi dalam SaaS (Software as a Service), penting untuk memahami apakah nilai ROI yang diperoleh termasuk baik atau kurang menguntungkan. Secara umum, ROI di atas 100% dalam 1-3 tahun dianggap sebagai standar industri yang baik. Artinya, setiap Rp 1 yang diinvestasikan dalam SaaS harus menghasilkan lebih dari Rp 1 dalam bentuk keuntungan atau penghematan biaya dalam periode tersebut.

Contoh Perhitungan:

Jika sebuah bisnis mengeluarkan Rp 200 juta untuk software SaaS, maka dalam 1-3 tahun, software tersebut harus menghasilkan setidaknya Rp 400 juta.

Maka ROI-nya:

ROI = (200.000.000 / 200.000.000) × 100% = 100%

ROI yang lebih tinggi, misalnya 200% atau lebih, menunjukkan bahwa investasi sangat menguntungkan. Ini berarti setiap Rp 1 yang dikeluarkan bisa menghasilkan Rp 2 keuntungan bersih, menjadikannya keputusan bisnis yang baik.

Namun, jika ROI lebih rendah dari standar industri, investasi SaaS bisa dianggap kurang efektif jika ROI kurang dari 100% dalam 3 Tahun. Hal ini menandakan masalah dalam implementasi atau ketidaksesuaian software dengan kebutuhan bisnis. ROI Negatif juga dapat mengindikasikan kerugian, yang bisa disebabkan oleh biaya implementasi yang terlalu tinggi atau penggunaan software yang kurang optimal.

Oleh karena itu, semakin tinggi ROI, semakin menguntungkan investasi SaaS. Sebaliknya, jika ROI terlalu rendah atau bahkan negatif, maka perlu dilakukan evaluasi dan strategi perbaikan agar investasi dapat memberikan hasil maksimal.

 

Faktor Penentu ROI SaaS

Meskipun standar industri memberikan gambaran umum, ada beberapa faktor yang bisa memengaruhi nilai ROI dalam investasi SaaS. Berikut adalah faktor-faktor penting yang perlu dipertimbangkan:

1. Skala Bisnis

Perusahaan dengan skala besar cenderung mendapatkan ROI lebih tinggi karena mereka bisa memanfaatkan software untuk mengotomatisasi proses yang melibatkan banyak karyawan atau pelanggan. Sedangkan, untuk bisnis kecil, ROI mungkin lebih rendah, tapi SaaS bisa tetap memberikan nilai tambah dalam bentuk peningkatan efisiensi atau pengurangan biaya operasional.

2. Kompleksitas Implementasi

Software yang mudah diimplementasikan dan digunakan cenderung memberikan ROI lebih cepat. Sedangkan, software yang rumit (seperti ERP On-Premise) mungkin membutuhkan waktu lebih lama untuk menunjukkan hasil, tapi potensi ROI-nya bisa lebih besar dalam jangka panjang.

3. Kesesuaian dengan Kebutuhan Bisnis

Memilih software yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan bisnis adalah kunci untuk mencapai ROI yang tinggi. Sedangkan, jika software tidak sesuai dengan kebutuhan, biaya implementasi dan pelatihan bisa membengkak tanpa memberikan manfaat yang signifikan.

4. Dukungan dan Pelatihan

Vendor SaaS yang menyediakan dukungan teknis dan pelatihan yang baik akan membantu timmu beradaptasi lebih cepat, sehingga ROI bisa tercapai dalam waktu singkat. Selain itu, investasi dalam pelatihan internal juga penting untuk memastikan bahwa semua karyawan bisa menggunakan software dengan efektif.

5. Manfaat Tidak Langsung

- Peningkatan Produktivitas: SaaS seringkali meningkatkan produktivitas tim, meskipun manfaat ini sulit diukur secara finansial.

- Kepuasan Pelanggan: Software CRM bisa meningkatkan kepuasan pelanggan, yang pada akhirnya berpengaruh pada retensi dan pendapatan jangka panjang.

Contoh Kasus ROI SaaS

Misalnya, sebuah perusahaan mengeluarkan Rp 300 juta untuk software manajemen inventaris SaaS. Dalam 2 tahun, software tersebut membantu:

- Mengurangi kehilangan barang sebesar Rp 100 juta per tahun.

- Meningkatkan efisiensi operasional, menghemat Rp 50 juta per tahun.

- Total keuntungan bersih dalam 2 tahun = Rp 300 juta.

 

Maka ROI-nya:

ROI=300.000.000/300.000.000×100% = 100%

Artinya, dalam 2 tahun, perusahaan sudah mencapai ROI 100%, yang termasuk baik menurut standar industri.

 

Total Cost of Ownership (TCO): Komponen Kunci dalam ROI

Ketika mengevaluasi investasi dalam software seperti Zoho atau sistem ERP (Enterprise Resource Planning), penting untuk memahami Total Cost of Ownership (TCO). TCO membantu kamu melihat biaya total yang akan dikeluarkan selama siklus hidup software, bukan hanya biaya awal pembelian atau langganan.

 

Apa Itu TCO?

Total Cost of Ownership (TCO) adalah total biaya terkait dengan kepemilikan dan penggunaan suatu aset selama periode tertentu. TCO mencakup biaya langsung dan biaya tidak langsung.

 

Komponen TCO dalam Implementasi Zoho

Saat mengimplementasikan software seperti Zoho, ada beberapa komponen biaya yang perlu dipertimbangkan untuk menghitung TCO. Berikut adalah komponen kuncinya:

1. Biaya Langsung (Direct Costs)

Biaya langsung adalah biaya yang secara spesifik terkait dengan pembelian, pengaturan, dan penggunaan software Zoho.

a. Biaya Lisensi atau Subscription

- Biaya berlangganan bulanan atau tahunan berdasarkan jumlah pengguna (user) dan modul yang dipilih.

- Contoh: Zoho People memiliki paket mulai dari 1/user/bulan(Essential)hingga6/user/bulan (Premium).

b. Biaya Implementasi dan Konfigurasi

- Biaya untuk menyiapkan sistem sesuai kebutuhan bisnis, termasuk migrasi data dari sistem lama ke Zoho, konfigurasi modul (misalnya, payroll, attendance, performance management), dan kustomisasi fitur atau workflow.

c. Biaya Integrasi dengan Sistem Lain

- Biaya untuk mengintegrasikan Zoho dengan sistem yang sudah ada (misalnya, ERP, accounting software, atau tools lain).

- Contoh: Integrasi Zoho dengan Google Workspace, Microsoft 365, atau aplikasi pihak ketiga.

d. Biaya Pelatihan (Training)

- Biaya untuk melatih karyawan atau tim IT dalam menggunakan Zoho.

- Termasuk biaya pelatihan online/offline, pembuatan materi training, atau konsultasi dengan ahli Zoho.

e. Biaya Dukungan Teknis (Technical Support)

- Biaya untuk layanan dukungan teknis selama dan setelah implementasi.

- Contoh: Biaya tambahan untuk premium support atau dedicated account manager.

f. Biaya Add-ons atau Fitur Tambahan

- Biaya untuk fitur tambahan yang tidak termasuk dalam paket standar.

- Contoh: Advanced analytics, custom reporting, atau modul tambahan seperti Zoho Recruit atau Zoho Analytics.

2. Biaya Tidak Langsung (Indirect Costs)

Biaya tidak langsung adalah biaya yang tidak terlihat secara eksplisit tetapi memengaruhi proses implementasi dan penggunaan Zoho.

a. Biaya Waktu dan Sumber Daya Internal

- Waktu yang dihabiskan oleh tim internal untuk mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk migrasi, berpartisipasi dalam sesi pelatihan, dan menguji sistem sebelum go-live.

b. Biaya Downtime atau Gangguan Operasional

- Potensi penurunan produktivitas selama masa transisi ke sistem baru.

- Contoh: Karyawan mungkin membutuhkan waktu untuk beradaptasi dengan sistem Zoho.

c. Biaya Perubahan Proses Bisnis

- Biaya untuk menyesuaikan atau mengubah proses bisnis agar sesuai dengan fitur dan workflow Zoho.

- Contoh: Menyesuaikan proses payroll atau manajemen kinerja.

d. Biaya Kesalahan atau Risiko Implementasi

- Biaya yang timbul akibat kesalahan selama implementasi, seperti:

- Data yang tidak terintegrasi dengan benar.

- Kesalahan konfigurasi yang menyebabkan gangguan operasional.

e. Biaya Pemeliharaan dan Pembaruan (Maintenance)

- Biaya untuk memastikan sistem tetap berjalan dengan optimal termasuk pembaruan software (upgrades), pemantauan dan perbaikan bug atau masalah teknis.

f. Biaya Peluang (Opportunity Cost)

- Biaya yang timbul karena tim fokus pada implementasi Zoho alih-alih tugas inti bisnis.

- Contoh: Tim HR mungkin menghabiskan waktu lebih banyak untuk migrasi data daripada rekrutmen.

 

Cara Menghitung TCO

Berikut adalah langkah-langkah untuk menghitung TCO:

1. Identifikasi Semua Biaya: Buat daftar semua biaya langsung dan tidak langsung yang terkait dengan software.

2. Hitung Biaya Selama Periode Tertentu: Tentukan periode waktu yang ingin kamu hitung (misalnya, 3 tahun), lalu hitung total biaya untuk setiap komponen selama periode tersebut.

3. Gunakan Kalkulator TCO: Untuk memudahkan perhitungan, gunakan kalkulator TCO yang tersedia secara online atau disediakan oleh vendor software.

 

Perbedaan TCO pada ERP Konvensional dan Zoho (Cloud-Based App)

Berikut adalah perbandingan TCO antara ERP konvensional (on-premise) dan Zoho (cloud-based):

	ERP Konvensional (On-Premise)	Zoho (Cloud-Based App)
Biaya Awal	Biaya pembelian lisensi software dan hardware (server) sangat besar.	Tidak perlu membeli hardware atau lisensi mahal. Biaya langganan bulanan/tahunan lebih terjangkau.
Biaya Implementasi	Implementasi ERP konvensional membutuhkan waktu lama dan biaya tinggi untuk integrasi dan konfigurasi.	Cloud-based apps seperti Zoho bisa diimplementasikan lebih cepat karena tidak memerlukan instalasi kompleks.
Biaya Pemeliharaan dan Upgrade	Perusahaan harus mengeluarkan biaya tambahan untuk pemeliharaan server, pembaruan software, dan dukungan teknis.	Mitra Zoho bertanggung jawab atas pemeliharaan dan upgrade, sehingga biaya lebih rendah.
Downtime	Downtime pada ERP konvensional bisa sangat mahal karena sistem yang kompleks.	Cloud-based apps biasanya memiliki uptime yang tinggi (99,9%), sehingga risiko downtime lebih kecil.

 

Contoh Perbandingan TCO (3 Tahun):

- ERP Konvensional: Rp 2 miliar (termasuk hardware, lisensi, pemeliharaan, dan downtime).

- Zoho (Cloud-Based): Rp 310 juta (langganan, pelatihan, integrasi, dan pemeliharaan).

 

Kesimpulan

ROI (Return on Investment) dan TCO (Total Cost of Ownership) adalah dua faktor utama dalam menilai kelayakan investasi software seperti Zoho. ROI mengukur keuntungan investasi, dengan standar yang baik untuk SaaS adalah ROI > 100% dalam 1-3 tahun, sementara TCO mencakup semua biaya selama siklus hidup software, termasuk lisensi, pelatihan, pemeliharaan, dan downtime. Zoho, sebagai solusi berbasis cloud, umumnya memiliki TCO lebih rendah dibandingkan ERP konvensional karena biaya awal lebih terjangkau, implementasi lebih cepat, dan pemeliharaan lebih mudah. Dengan memahami ROI dan TCO, kamu dapat membuat keputusan investasi yang lebih cerdas, memastikan bahwa Zoho memberikan nilai tambah serta mendukung pertumbuhan bisnis.

Ingin melihat langsung bagaimana Zoho dapat meningkatkan efisiensi bisnismu? Jadwalkan demo gratis yang diadakan oleh PT Indo Krisna yang merupakan partner eksklusif Zoho partner di Indonesia. Dapatkan kesempatan untuk konsultasi dengan para ahli yang memiliki pengalaman lebih dari 7 tahun serta klien di berbagai negara seperti Indonesia, Singapura, India, dan Australia.