HRMS di Indonesia Tahun 2025: Pengertian, Komponen, dan Benefitnya untuk Bisnis

Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (HRMS) adalah solusi penting untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan. Software ini memanfaatkan teknologi informasi untuk mengelola berbagai aspek dalam HR serta meningkatkan produktivitas dengan mengotomatisasi tugas-tugas manual yang berulang. HRMS mencakup seluruh komponen dari Human Resource Information System (HRIS) dan dilengkapi dengan kemampuan manajemen modal manusia. Dua fitur utamanya adalah Penggajian dan Manajemen Waktu & Tenaga Kerja (TLM), yang secara langsung berkontribusi terhadap efisiensi operasional perusahaan.

 

Namun, untuk memahami peran strategis HRMS lebih dalam, penting untuk mengenal konsep Human Capital Management (HCM). HCM (Human Capital Management) adalah cara pandang strategis dalam mengelola karyawan agar mereka dapat memberikan kontribusi maksimal bagi perusahaan. Pendekatan ini mencakup seluruh perjalanan karier karyawan, mulai dari proses rekrutmen hingga mereka meninggalkan perusahaan. Dengan fokus pada peningkatan kinerja, kenyamanan kerja, dan daya tarik perusahaan bagi talenta terbaik, HCM menjadi landasan penting dalam membangun tenaga kerja yang produktif dan loyal.

 

Sebagai solusi yang lebih terintegrasi, HRMS tidak hanya berperan dalam manajemen administratif (HRIS), tetapi juga menggabungkan pendekatan strategis (HCM) dalam satu platform. Tujuan utamanya adalah menyederhanakan proses administratif sambil membantu perusahaan mencapai sasaran bisnisnya melalui pengelolaan karyawan yang lebih efektif. Dengan menyediakan data yang relevan dan akurat, HRMS juga mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik di tingkat manajerial.

 

Perbedaan HRMS, HCM, dan HRIS

Dalam mempermudah penjelasan HRMS, HCM, dan HRIS. Berikut tabel penjelasan sederhana terkait HRMS, HCM, dan HRIS berdasarkan beberapa faktor.

Fitur	HRIS	HCM	HRMS
Fokus	Pengolahan administrasi dan Operasional HR	Strategis dan pengembangan HR	Pengolahan administrasi dan strategis HR
Fungsi Utama	Penggajian, manajemen cuti, pelacakan data karyawan	Perencanaan SDM, pelatihan, manajemen kinerja, pengembangan karyawan	Menggabungkan fungsi HRIS dan HCM
Teknologi	Sistem database, software penggajian, portal karyawan	Analisis data dan software manajemen kinerja	Sistem terintegrasi dengan modul untuk berbagai fungsi HR
Tujuan	Efisiensi, akurasi data, akses informasi mudah	Kinerja karyawan, retensi karyawan, daya saing perusahaan	Efektifitas, pengambilan keputusan berbasis data

Dengan tabel ini, HRMS memberikan manfaat yang lebih luas, termasuk kemampuan untuk menyederhanakan proses administratif sekaligus mendukung keputusan strategis berbasis data. 

 

Apa saja Komponen HRMS?

-Perencanaan SDM

HRMS membantu dalam pemetaan kebutuhan sumber daya demi mencapai tujuan bisnis, dengan rencana yang dapat dibagi menjadi jangka pendek dan jangka panjang.

-Rekrutmen

Pentingnya merekrut karyawan dengan keterampilan yang tepat dipastikan melalui berbagai inisiatif seperti promosi dan rekomendasi dari karyawan.

-Orientasi

HRMS memudahkan proses onboarding untuk karyawan baru, dengan rangkaian kegiatan yang terstruktur pada hari pertama kerja.

-Konfirmasi

Periode probation berlangsung antara 1-6 bulan, di mana organisasi dan karyawan saling mengevaluasi untuk memutuskan kelanjutan hubungan kerja.

-Manajemen Informasi Karyawan

HRMS harus menjaga keakuratan data karyawan, termasuk nama, kontak, dan riwayat pekerjaan.

-Informasi Payroll 

HR bertanggung jawab menjaga informasi seperti nomor rekening dan pajak karyawan tetap akurat.

-Kebijakan Cuti dan Transaksi

HRMS menyederhanakan pembuatan, pengawasan, dan pelaporan kebijakan cuti.

-Pengolahan Waktu dan Kehadiran

HRMS penting untuk melacak jam kerja dan kehadiran karyawan, yang vital untuk penggajian dan laporan hukum.

-Perubahan dan Kenaikan Gaji

Departemen HR berkonsultasi dengan manajer bisnis untuk merevisi gaji karyawan dan menyampaikan informasi ini kepada tim penggajian.

-Proses Payroll dan Pembayaran

HRMS mengautomasi penghitungan gaji dan pemotongan pajak, serta menyediakan laporan yang diperlukan kepada karyawan.

-Proses Pemisahan

HR bertanggung jawab atas manajemen seluruh proses saat karyawan meninggalkan perusahaan termasuk wawancara keluar.

-Layanan Dasar Karyawan

HR harus memastikan saluran komunikasi yang aktif antara perusahaan dan karyawan terkait kebijakan terbaru.

-Keterlibatan Karyawan

HR berperan dalam menjaga keselarasan kebutuhan karyawan dengan visi perusahaan sebagai bagian dari manajemen yang strategis.

-Kepatuhan Hukum

HR bertanggung jawab untuk memastikan kepatuhan terhadap hukum dan regulasi yang berlaku.

-Management Information System (MIS)

HR menghasilkan berbagai laporan untuk pemangku kepentingan, yang penting untuk perencanaan.

-Pelatihan 

Mengembangkan pengetahuan dan keterampilan karyawan melalui pelatihan yang terstruktur.

-Penilaian Kinerja dan Promosi

Mengelola sistem penilaian kinerja untuk mengevaluasi kontribusi karyawan.

-Perencanaan Pengganti

Mengidentifikasi dan membina kandidat karyawan untuk posisi yang lebih tinggi.

-Pengembangan SDM

Program ini bertujuan meningkatkan motivasi dan partisipasi sumber daya manusia di perusahaan dalam pengambilan keputusan.

 

Bagaimana HRMS Software Berguna untuk Perusahaan

6 Langkah Panduan Lengkap Memilih Software HRMS untuk Bisnis Anda

Human Resource Management System (HRMS) hadir sebagai solusi untuk merampingkan proses SDM, meningkatkan efisiensi, dan mendorong produktivitas karyawan. Namun, memilih HRMS yang tepat bukanlah keputusan yang bisa diambil sembarangan. Ada beberapa pertimbangan kritis yang harus diperhatikan oleh para pebisnis sebelum berinvestasi di HRMS.

 

1. Jenis Software

Langkah pertama yang krusial adalah menentukan jenis software HRMS yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Ada dua jenis utama yang perlu dipertimbangkan, yakni software berbasis on-premise atau cloud-based.

Aspek	HRMS On-Premise	HRMS Berbasis Cloud
Pengelolaan	Diinstal dan dijalankan pada server bisnis; memerlukan pemeliharaan dan pembaruan oleh organisasi	Dihosting di server vendor pihak ketiga dan diakses melalui internet; pemeliharaan dan pembaruan oleh vendor
Biaya	Biaya implementasi satu kali tanpa biaya bulanan atau tahunan	Membayar biaya bulanan atau tahunan untuk penggunaan perangkat lunak
Kontrol Data	Bisnis memiliki kontrol penuh atas data dan sistem	Kontrol data tergantung pada langkah keamanan vendor
Kustomisasi	Dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan unik bisnis	Tergantung pada vendor, bisa kurang fleksibel untuk kustomisasi spesifik
Pemeliharaan IT	Memerlukan pengetahuan dan sumber daya IT yang signifikan untuk pemeliharaan dan pembaruan	Beban IT berkurang karena pemeliharaan dan pembaruan oleh vendor
Integrasi Sistem	Mudah diintegrasikan dengan sistem legacy dan aplikasi lain yang digunakan oleh bisnis	Integrasi dengan sistem legacy dan aplikasi lain bisa lebih menantang
Skalabilitas dan Fleksibilitas	Mungkin memerlukan investasi besar dalam hardware untuk skala yang lebih besar	Mudah diskalakan sesuai kebutuhan bisnis yang berubah
Aksesibilitas	Akses terbatas pada lokasi fisik server	Dapat diakses dari mana saja dengan koneksi internet, memudahkan tim remote
Keamanan Data	Keamanan data berada di bawah kontrol bisnis	Keamanan data bergantung pada langkah-langkah keamanan vendor

 

2. Kebutuhan dan Skala Bisnis

Setelah menentukan jenis software HRMS, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi kebutuhan spesifik bisnis Anda. Perusahaan rintisan dengan belasan karyawan tentu memiliki kebutuhan yang berbeda dengan perusahaan besar dengan ribuan karyawan.

Jawab terlebih dahulu pertanyaan-pertanyaan berikut:

- Berapa jumlah karyawan yang Anda miliki saat ini?

- Seberapa kompleks proses SDM yang ada di perusahaan Anda?

- Modul apa saja yang paling penting bagi bisnis Anda (misalnya, absensi, penggajian, rekrutmen, manajemen kinerja)?

- Apakah Anda memiliki rencana untuk mengembangkan bisnis dan menambah jumlah karyawan dalam waktu dekat?

 

3. User-Friendliness

- Antarmuka Intuitif: Desain sederhana, mudah dipahami, navigasi jelas.

- Pengalaman Pengguna (UX): Proses efisien, alur kerja logis.

- Keterjangkauan (Accessibility): Akses mudah untuk semua, dukungan perangkat dan browser.

- Dokumentasi dan Bantuan: Panduan jelas, FAQ, tutorial, dukungan pelanggan.

- Kustomisasi: Opsi penyesuaian tampilan dan fungsi, pengaturan pribadi.

- Penanganan Kesalahan (Error Handling): Pesan kesalahan informatif, fitur pemulihan.

- Konsistensi: Desain dan fungsi konsisten, terminologi seragam.

- Belajar dan Adaptasi: Kurva belajar pendek, tutorial efektif.

- Feedback: Feedback jelas dan tepat waktu, indikator status informatif.

- Keamanan dan Privasi: Autentikasi mudah dan aman, perlindungan data.

- Performansi: Sistem cepat, responsif, andal.

 

4. Budget Anda

HRMS adalah investasi jangka panjang. Pertimbangkan dengan matang anggaran yang tersedia untuk berlangganan HRMS. Berikut adalah Hacks/Tips dari Indo Krisna mengenai budget yang dapat timbul ketika membeli software bisnis:

Pertimbangan Budget dalam Membeli Software HRMS:

- Biaya Implementasi Awal: Lisensi perangkat lunak, biaya instalasi, biaya kustomisasi.

- Biaya Pemeliharaan dan Dukungan: Pemeliharaan rutin, dukungan teknis.

- Biaya Pelatihan: Pelatihan pengguna, dokumentasi dan materi pelatihan.

- Biaya Langganan Bulanan/Tahunan: Biaya berlangganan, biaya tambahan untuk modul atau fitur premium.

- Biaya Integrasi: Integrasi dengan sistem lain, penyesuaian data.

- Biaya Infrastruktur: Perangkat keras, penyimpanan data.

- Biaya Keamanan: Keamanan data, kepatuhan.

- Biaya Upgrade dan Pengembangan: Pembaruan versi, pengembangan tambahan.

- Biaya Tidak Terduga: Cadangan anggaran untuk biaya tidak terduga.

- Return on Investment (ROI): Efisiensi dan produktivitas, penghematan biaya jangka panjang.

 

5.Dukungan Pelanggan dan Keamanan Data

Pastikan vendor HRMS yang Anda pilih memiliki reputasi yang baik dalam hal dukungan pelanggan dan keamanan data. Dukungan pelanggan yang responsif dan pengetahuan yang mendalam tentang HRMS akan sangat membantu jika Anda mengalami masalah teknis atau membutuhkan bantuan dalam mengoptimalkan penggunaan HRMS. Selain itu, keamanan data adalah hal yang krusial. Pastikan vendor HRMS memiliki fitur keamanan yang kuat seperti enkripsi data dan akses berbasis peran untuk melindungi informasi sensitif karyawan Anda.

Rekomendasi Software HRMS Untuk Usaha Kecil dan Menengah

Banyak dari UKM mungkin masih belum memiliki staff bagian HR, apalagi berlangganan sistem HRMS. Untuk itu salah satu pertimbangan krusial bagi UKM adalah soal biaya yang timbul dari adanya HRMS ini. Maka dari itu berikut adalah beberapa pertimbangan dalam memilih HRMS yang secara spesifik ditujukan untuk UMKM:

1. Disarankan untuk memilih HRMS yang berbasis penyimpanan cloud. Dikarenakan lebih terjangkau dibanding on-premise yang memerlukan banyak hardware dan biaya instalasi juga sumber daya manusia IT yang mumpuni

2. Menyediakan paket gratis berlangganan. walaaupun tentu akan ada fitur yang terbatas namun hal ini akan sangat menguntungkan bagi UKM

3. Tidak ada ketentuan minimum durasi berlangganan.

4. Tidak ada skema kontrak atau komitmen jangka panjang, dikarenakan UKM merupakan bisnis yang cukup fluktuatif

5. Bisa melakukan upgrade/downgrade paket berlangganan ketika telah membeli HRMS tertentu

Berdasarkan berbagai tips tersebut maka kami merekomendasikan untuk menggunakan salah satu software HRMS yang cukup terkenal di India dari Greytip.

 

Mengapa Harus GreytHR?

1. Harga Terjangkau dan Fleksibel:

• Greythr menawarkan paket harga yang kompetitif dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan anggaran UMKM. Memungkinkan untuk berlangganan bulanan saja ataupun tahunan

 

2. Permberdayaan Komunitas yang Sangat Baik

• GreytHR meyediakan berbagai kebutuhan penunjang untuk para penggunanya dalam mengakses aplikasi GreytHR. Sebagai contoh webinar rutin, insight dari blog, guide dan template, sampai course di akademi. Hal ini merupakan suatu hal yang cukup penting untuk pelaku UMKM dikarenakan seringkali segmen UMKM memperlukan bimbingan dalam menggunakan software tersebut.

 

3. Fitur Lengkap:

Berikut beberapa fitur yang dapat membantu proses operasional bisnis Anda.

a. Payroll Software:

- Membantu proses penggajian dengan komponen tak terbatas, serta kemampuan menangani kasus yang kompleks.

- Menganalisis penggajian yang mendalam dan memberikan akses ke ratusan laporan MIS.

b. Leave Management:

- Mengelola pengajuan, persetujuan, dan pencatatan cuti secara otomatis.

- Memantau saldo cuti karyawan, kebijakan cuti khusus perusahaan, dan melacak riwayat cuti secara real-time.

c. Attendance Management:

- Mengelola pengajuan, persetujuan, dan pencatatan cuti secara otomatis.

- Memantau saldo cuti karyawan, kebijakan cuti khusus perusahaan, dan melacak riwayat cuti secara real-time.

d. Performance Management:

- Membantu perusahaan mengevaluasi kinerja karyawan melalui KPI, umpan balik, dan penilaian berkala.

- Memberikan wawasan tentang produktivitas dan potensi pengembangan karyawan.

e. Employee Self-Service:

- Memberikan akses langsung bagi karyawan untuk melihat slip gaji, mengajukan cuti, memperbarui informasi pribadi, dan melacak kehadiran melalui portal atau aplikasi.

- Mengurangi beban administratif tim HR dengan otomatisasi proses yang sering diminta.

f. Employee Engagement:

- Fitur untuk meningkatkan keterlibatan karyawan melalui survei, pengumuman, dan aktivitas internal.

- Membangun komunikasi yang lebih baik antara karyawan dan manajemen.

g. Unite Marketplace:

- Platform untuk integrasi aplikasi pihak ketiga atau alat tambahan yang mendukung operasional HR, seperti alat pelatihan, akuntansi, atau manajemen proyek.

- Memperluas kemampuan greytHR sesuai kebutuhan perusahaan.

h. Recruitment Software:

- Membantu proses rekrutmen, mulai dari pencarian kandidat, pelacakan lamaran, hingga onboarding.

- Mempermudah kolaborasi tim rekrutmen dan memastikan proses seleksi berjalan efisien.

 

4. Kemudahan Penggunaan:

• Antarmuka pengguna (UI) Greythr intuitif dan mudah dinavigasi, bahkan bagi pengguna yang tidak memiliki latar belakang teknis.

 

5. Skalabilitas:

• Greythr dapat disesuaikan dengan pertumbuhan bisnis UMKM. Tersedia berbagai macam add-ons yang dapat ditambahkan sewaktu-waktu ketika langganan sedang berjalan.

 

6. Dukungan Pelanggan yang Baik:

• Greythr menyediakan dukungan pelanggan melalui telepon, email, dan obrolan langsung untuk membantu UMKM mengatasi masalah atau pertanyaan yang mungkin timbul.

• Tim dukungan pelanggan Greythr responsif dan berpengetahuan luas dalam membantu UMKM memaksimalkan penggunaan sistem.

Secara keseluruhan, GreytHR adalah solusi HRMS yang komprehensif, terjangkau, dan mudah digunakan yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan UMKM. Dengan fitur-fiturnya yang lengkap, skalabilitas, dan dukungan pelanggan yang baik, GreytHR dapat membantu UMKM meningkatkan efisiensi operasional HR, mengurangi biaya, dan meningkatkan produktivitas karyawan.

Sedang mencari solusi software payroll yang tepat untuk bisnis atau perusahaan Anda? GreytHR dapat membantu bisnis dan perusahaan Anda dalam manajemen sumber daya manusia Dengan memungkinkan Anda untuk dengan mudah mendapatkan akses ke demo, konsultasi, hingga layanan dukungan dari partner resmi di Indonesia, sehingga semua layanan yang disediakan dapat lebih disesuaikan. Isi formulir di sini dan kami akan segera menghubungi Anda. Dapatkan pelayanan terbaik yang sesuai untuk kebutuhan Anda!