HRMS di Indonesia Tahun 2024: Pengertian, Komponen, dan Benefitnya untuk Bisnis

Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (HRMS) adalah solusi yang penting untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan. HRMS merupakan perangkat lunak yang memanfaatkan teknologi informasi untuk mengelola berbagai aspek dalam HR, serta meningkatkan produktivitas dengan mengotomatisasi tugas-tugas manual yang berulang. HRMS mencakup semua komponen dari Human Resource Information System (HRIS) dan dilengkapi dengan kemampuan manajemen modal manusia, dengan dua fitur utama yaitu Penggajian dan Manajemen Waktu & Tenaga Kerja (TLM).

Apa saja Komponen HRMS?

Perencanaan SDM

HRMS membantu dalam pemetaan kebutuhan sumber daya demi mencapai tujuan bisnis, dengan rencana yang dapat dibagi menjadi jangka pendek dan jangka panjang.

Rekrutmen

Pentingnya merekrut karyawan dengan keterampilan yang tepat dipastikan melalui berbagai inisiatif seperti promosi dan rekomendasi dari karyawan.

Orientasi

HRMS memudahkan proses onboarding untuk karyawan baru, dengan rangkaian kegiatan yang terstruktur pada hari pertama kerja.

Konfirmasi

Periode probation berlangsung antara 1-6 bulan, di mana organisasi dan karyawan saling mengevaluasi untuk memutuskan kelanjutan hubungan kerja.

Manajemen Informasi Karyawan

HRMS harus menjaga keakuratan data karyawan, termasuk nama, kontak, dan riwayat pekerjaan.

Informasi Payroll 

HR bertanggung jawab menjaga informasi seperti nomor rekening dan pajak karyawan tetap akurat.

Kebijakan Cuti dan Transaksi

HRMS menyederhanakan pembuatan, pengawasan, dan pelaporan kebijakan cuti.

Pengolahan Waktu dan Kehadiran

HRMS penting untuk melacak jam kerja dan kehadiran karyawan, yang vital untuk penggajian dan laporan hukum.

Perubahan dan Kenaikan Gaji

Departemen HR berkonsultasi dengan manajer bisnis untuk merevisi gaji karyawan dan menyampaikan informasi ini kepada tim penggajian.

Proses Payroll dan Pembayaran

HRMS mengautomasi penghitungan gaji dan pemotongan pajak, serta menyediakan laporan yang diperlukan kepada karyawan.

Proses Pemisahan

HR bertanggung jawab atas manajemen seluruh proses saat karyawan meninggalkan perusahaan termasuk wawancara keluar.

Layanan Dasar Karyawan

HR harus memastikan saluran komunikasi yang aktif antara perusahaan dan karyawan terkait kebijakan terbaru.

Keterlibatan Karyawan

HR berperan dalam menjaga keselarasan kebutuhan karyawan dengan visi perusahaan sebagai bagian dari manajemen yang strategis.

Kepatuhan Hukum

HR bertanggung jawab untuk memastikan kepatuhan terhadap hukum dan regulasi yang berlaku.

Management Information System (MIS)

HR menghasilkan berbagai laporan untuk pemangku kepentingan, yang penting untuk perencanaan.

Pelatihan 

Mengembangkan pengetahuan dan keterampilan karyawan melalui pelatihan yang terstruktur.

Penilaian Kinerja dan Promosi

Mengelola sistem penilaian kinerja untuk mengevaluasi kontribusi karyawan.

Perencanaan Pengganti

Mengidentifikasi dan membina kandidat karyawan untuk posisi yang lebih tinggi.

Pengembangan SDM

Program ini bertujuan meningkatkan motivasi dan partisipasi sumber daya manusia di perusahaan dalam pengambilan keputusan.

Bagaimana HRMS Software Berguna untuk Perusahaan

Cara memilih HRMS yang Tepat

Menetapkan Praktik Terbaik dalam HR dan Payroll

HRMS dapat membantu perusahaan menerapkan praktik terbaik sesuai standar industri dan memperbarui kebijakan yang sudah ada. Ini sangat penting untuk usaha kecil dan menengah (UKM) yang seringkali tidak memiliki prosedur formal dalam manajemen SDM dan penggajian.

Implikasi Biaya dan Memahami Kebutuhan

HRMS berbasis cloud tersedia dalam berbagai format, meskipun fitur dasarnya mungkin tampak mirip. Penting untuk memahami kebutuhan spesifik dan modul yang diperlukan agar transisi berjalan lancar. Secara umum, perangkat lunak cloud lebih ekonomis dibandingkan software desktop.

Layanan Mandiri untuk Karyawan

HRMS berbasis cloud menyediakan akses langsung bagi karyawan ke informasi penggajian dan data lainnya secara real-time, yang meningkatkan keterlibatan dan kepuasan karyawan.

Menghilangkan Tugas Manual dengan Otomatisasi

HRMS dapat mengotomatisasi tugas-tugas manual seperti pemrosesan cuti dan kehadiran, sehingga meningkatkan produktivitas dan menghemat waktu.

Dukungan Pelanggan yang Responsif

Penting untuk mengecek layanan dukungan pelanggan sebelum membeli HRMS, termasuk ketersediaan dukungan 24/7 dan waktu respons yang cepat.

Kustomisasi Sesuai Kebutuhan Bisnis

HRMS berbasis cloud dapat disesuaikan dengan kebijakan cuti, kehadiran, dan kebutuhan spesifik lainnya dari perusahaan.

HRMS Harus Dapat Berkembang Seiring Pertumbuhan

Dengan model yang skalabel dan pembayaran yang fleksibel, HRMS dapat menyesuaikan dengan kebutuhan yang berkembang termasuk pembaruan dan peningkatan yang mudah.

Integrasi dengan Sistem yang Ada

Integrasi dengan sistem penggajian dan alat lain melalui API merupakan fitur penting HRMS. Ini mempermudah aliran data dan efisiensi operasional, mendukung otomatisasi dalam industri SDM.

 

Sedang mencari solusi software payroll yang tepat untuk bisnis atau perusahaan Anda? GreytHR dapat membantu bisnis dan perusahaan Anda dalam manajemen sumber daya manusia Dengan memungkinkan Anda untuk dengan mudah mendapatkan akses ke demo, konsultasi, hingga layanan dukungan dari partner resmi di Indonesia, sehingga semua layanan yang disediakan dapat lebih disesuaikan. Isi formulir di sini dan kami akan segera menghubungi Anda. Dapatkan pelayanan terbaik yang sesuai untuk kebutuhan Anda!