Keuangan
Zoho Expense untuk klaim dan biaya karyawan di Indonesia
Zoho Expense adalah aplikasi dari Zoho untuk mengelola biaya perjalanan dan operasional karyawan: foto struk, laporan biaya, persetujuan bertingkat, dan kebijakan biaya. Cocok untuk bisnis yang klaim karyawannya masih lewat kertas, spreadsheet, atau chat. Indokrisna menyusun kebijakan di sistem, menghubungkannya ke Zoho Books, dan melatih pengguna.
Cocok untuk
Bisnis dengan tim sales, lapangan, atau manajemen yang sering bepergian dan mengeluarkan biaya, serta tim keuangan yang ingin klaim tercatat rapi, sesuai kebijakan, dan langsung masuk ke pembukuan.
Anda mendaftar langsung di situs Zoho. Akun Anda tercatat bersama Indokrisna sebagai mitra Anda.
Yang kami implementasikan
- Discovery proses klaim saat ini dan kebijakan biaya perusahaan
- Rancangan kategori biaya dan pemetaannya ke bagan akun di Zoho Books
- Konfigurasi kebijakan: batas biaya, kewajiban struk, dan aturan peringatan atau blokir
- Alur persetujuan sederhana, bertingkat, atau berdasarkan kriteria, termasuk approver pengganti
- Pengaturan peran: karyawan, atasan, keuangan, dan admin
- Impor data karyawan, kategori, dan kebijakan dari spreadsheet
- Integrasi dengan Zoho Books dan Zoho CRM
- Pelatihan karyawan dan tim keuangan serta dukungan setelah peluncuran
Kebutuhan lokal
Siap untuk Indonesia
Kategori dan kebijakan dalam Bahasa Indonesia
Kategori biaya, nama kebijakan, dan panduan pengguna kami susun dalam Bahasa Indonesia sesuai istilah yang dipakai tim Anda.
Rupiah dan biaya mata uang asing
Biaya kami atur dalam Rupiah. Zoho mencantumkan pencatatan biaya multi-mata uang, yang berguna untuk perjalanan dinas ke luar negeri.
Persetujuan dan peran sesuai kebijakan Anda
Zoho mendukung persetujuan bertingkat dan berdasarkan kriteria, batas biaya per departemen atau pusat biaya, dan approver pengganti. Kami memodelkannya sesuai struktur dan kebijakan perusahaan.
Terhubung ke Zoho Books
Zoho menyatakan laporan biaya yang disetujui disinkronkan ke Zoho Books, dan akun biaya di Zoho Books menjadi kategori di Zoho Expense. Perlakuan pajak atas biaya tetap diputuskan bersama akuntan Anda. Selengkapnya
Apa yang dikerjakan Zoho Expense di bisnis Anda
Zoho Expense memindahkan klaim biaya dari kertas dan spreadsheet ke alur yang terdokumentasi. Tabel berikut merangkum tahapannya menurut dokumentasi Zoho. Ketersediaan sebagian fitur bergantung pada edisi.
| Tahap | Yang dikerjakan di Zoho Expense |
|---|---|
| Pencatatan | Foto struk dengan AI, biaya jarak tempuh, dan biaya multi-mata uang |
| Pelaporan | Biaya disusun menjadi laporan yang siap diajukan |
| Kebijakan | Batas biaya yang dapat memperingatkan atau memblokir, berbeda per cabang atau departemen |
| Persetujuan | Alur sederhana atau kustom bertahap, pengingat, dan approver pengganti |
| Pembukuan | Laporan yang disetujui disinkronkan ke Zoho Books |
| Analisis | Ringkasan biaya per tim dan penelusuran oleh atasan |
Mengapa kebijakan dibangun sebelum sistem
Masalah klaim biaya jarang soal aplikasinya. Biasanya masalahnya aturan yang belum tertulis: siapa boleh mengeluarkan apa, batasnya berapa, struk mana yang wajib, dan siapa menyetujui.
Itu sebabnya kami memulai dari kebijakan Anda, bukan dari menu aplikasi. Kebijakan yang sudah jelas bisa langsung dimodelkan sebagai aturan di Zoho Expense. Yang belum jelas kami angkat saat discovery agar keputusan diambil oleh pihak yang berwenang di perusahaan Anda.
Bagaimana Indokrisna mengimplementasikan Zoho Expense
Discovery dan rancangan
Kami memetakan proses klaim saat ini, lalu merancang kategori biaya, kebijakan, peran, dan alur persetujuan beserta pemetaannya ke bagan akun.
Konfigurasi dan migrasi
Kebijakan dan persetujuan dikonfigurasi, daftar karyawan dan kategori dimuat lewat migrasi data, dan integrasi ke Zoho Books diuji dengan beberapa laporan contoh sebelum dipakai.
Pelatihan dan dukungan
Karyawan, atasan, dan tim keuangan dilatih sesuai peran lewat pelatihan dan dukungan. Lingkup lengkap ada di halaman konsultasi dan implementasi.
Terhubung dengan aplikasi Zoho lain
| Aplikasi | Hubungan dengan Zoho Expense |
|---|---|
| Zoho Books | Laporan yang disetujui disinkronkan ke Zoho Books. Bagan akun, pelanggan, dan proyek dipakai bersama |
| Zoho CRM | Zoho menyebut tim sales dapat mencatat biaya dan mengaitkannya dengan deal, kontak, atau akun di CRM, serta akun, kontak, dan pengguna disinkronkan ke Zoho Expense |
Yang perlu disiapkan sebelum implementasi
- Kebijakan biaya tertulis: kategori, batas, dan kewajiban struk, atau draf yang dapat kami bantu lengkapi.
- Daftar karyawan beserta atasan, departemen, dan peran masing-masing.
- Struktur persetujuan: siapa menyetujui apa, dan pada nilai berapa.
- Bagan akun di Zoho Books yang akan menerima biaya.
- Cara pembayaran reimbursement yang berlaku di perusahaan Anda.
Ingin menilai kecocokannya? Minta penawaran atau coba panduan memilih produk.
Edisi mana yang cocok?
Kami tidak menampilkan harga di sini karena lisensi dan lingkup implementasi bergantung pada kebutuhan Anda.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa itu Zoho Expense?
Zoho Expense adalah aplikasi cloud untuk mengelola biaya perjalanan dan operasional karyawan. Karyawan memotret struk dan mengajukan laporan, atasan menyetujui, dan keuangan memprosesnya. Aplikasi ini dapat terhubung ke Zoho Books.
Apakah Zoho Expense bisa terhubung ke Zoho Books?
Ya. Zoho menyebut laporan biaya yang disetujui disinkronkan ke Zoho Books, termasuk reimbursement. Bagan akun, pelanggan, dan proyek dipakai bersama. Kami mengatur pemetaan kategori ke akun agar jurnalnya sesuai bagan akun Anda.
Bisakah kebijakan biaya perusahaan diatur di Zoho Expense?
Bisa. Admin dapat menetapkan batas biaya berdasarkan nominal, jumlah, atau jarak tempuh, untuk periode harian, bulanan, atau tahunan, dengan opsi memperingatkan atau memblokir pengajuan. Kebijakan dapat berbeda per cabang, departemen, atau pusat biaya.
Apakah Zoho Expense mendukung persetujuan bertingkat?
Ya. Zoho mencantumkan alur sederhana dengan approver bawaan serta alur kustom bertahap, dan approver pengganti untuk saat atasan tidak di kantor. Ketersediaan fitur lanjutan bergantung pada edisi, yang kami periksa saat merekomendasikan edisi.
Apakah ada aplikasi mobile Zoho Expense?
Ada. Zoho Expense tersedia di Apple App Store dan Google Play untuk mencatat biaya dan memotret struk dari lapangan. Kami melatih karyawan memakainya sesuai kebijakan biaya perusahaan Anda.
Edisi Zoho Expense mana yang cocok untuk bisnis saya?
Pilihan bergantung pada jumlah karyawan, kebutuhan kebijakan, persetujuan, dan jumlah entitas. Zoho mencantumkan edisi Free, Standard, dan Premium. Kami merekomendasikan edisi setelah memahami proses klaim Anda.
Berapa biaya Zoho Expense dan implementasinya?
Biaya bergantung pada edisi, jumlah pengguna, dan lingkup implementasi. Hubungi kami untuk penawaran.
Siap membicarakan kebutuhan Anda?
Ceritakan proses yang ingin dibenahi. Seorang konsultan akan menanggapi.